Processamento inteligente de documentos

Desafio do cliente

Um escritório de contabilidade recebe diariamente uma grande quantidade de documentos em diferentes formatos: faturas eletrónicas, digitalizações, fotografias, extratos, comprovativos de pagamento, notas de crédito e documentos complementares.

Parte destes documentos tem de ser reconhecida, verificada e registada nas secções adequadas do sistema contabilístico. Antes da automatização, uma parte significativa do trabalho era feita manualmente: triagem dos documentos, identificação do seu tipo, extração dos dados principais, associação aos clientes e lançamento nas subcontas corretas.

Era necessário criar um sistema que ajudasse o contabilista a processar o fluxo de entrada de documentos de forma mais rápida e com menos operações manuais, mantendo ao mesmo tempo controlo sobre casos duvidosos ou não padronizados.

Setor / tipo de negócio

Escritório de contabilista certificado que presta serviços a várias dezenas de clientes de diferentes áreas de negócio.

Solução implementada

Foi desenvolvido um sistema de pré-processamento de documentos contabilísticos. O sistema recebe ficheiros PDF, digitalizações e imagens, identifica o tipo de documento, extrai os dados principais e separa os documentos contabilísticos de trabalho dos materiais auxiliares.

Para os documentos que devem ser registados, o sistema analisa o conteúdo, associa os dados aos clientes do escritório e ajuda a distribuir a informação pelas subcontas, de acordo com o plano de contas em vigor.

O processamento dos documentos é feito localmente no escritório, para que os dados sensíveis dos clientes não sejam enviados para serviços externos na fase de análise inicial. A transmissão de dados para o sistema certificado de contabilidade online ocorre apenas depois da verificação e da resolução de eventuais questões.

Para o contabilista, foi preparada uma interface de trabalho específica, onde é possível consultar os resultados do processamento, corrigir dados, verificar documentos reconhecidos com baixa confiança e discutir casos específicos dentro do próprio processo de trabalho.

Tecnologias utilizadas

O sistema trabalha com documentos PDF, digitalizações e fotografias. Se o ficheiro já tiver uma camada de texto, essa camada é utilizada diretamente. Para digitalizações e imagens, é utilizado reconhecimento ótico de caracteres.

Adicionalmente, é utilizado um módulo de leitura de códigos QR e códigos de barras, o que permite identificar os dados do documento com maior precisão e reduzir o número de erros no processamento.

À medida que a estatística se acumula, são acrescentadas regras de processamento específicas para fornecedores e formatos de documentos frequentes. Isto acelera o funcionamento do sistema e reduz a carga computacional no processamento regular de documentos-tipo.

Resultado para o negócio

A triagem manual e o processamento inicial dos documentos foram substituídos por um processo automatizado. O sistema processa autonomamente o fluxo principal de documentos recebidos, extrai os dados necessários e prepara-os para verificação pelo contabilista.

O especialista passa a concentrar-se nos documentos em que o sistema não conseguiu tomar uma decisão inequívoca, bem como na verificação profissional e na confirmação final dos dados.

Para o escritório de contabilidade, isto reduz o volume de trabalho rotineiro em várias dezenas de horas-homem por semana, diminui a probabilidade de erros na introdução manual de dados e permite prestar serviço a mais clientes sem aumentar a equipa na mesma proporção.